Digitale Patientenaufnahme für Arztpraxen

Neue Patient*innen ohne Papierstapel aufnehmen.

Eine digitale Patientenaufnahme ist der Aufnahmebogen einer Arztpraxis als Online-Formular, das neue Patientinnen und Patienten vor dem Termin über einen Link oder vor Ort am Praxistablet ausfüllen. Die Praxis erhält Stammdaten, Versicherung und Kontaktangaben lesbar und vollständig im Portal, statt sie von Papier abzutippen oder fehlende Angaben nachzufragen.

Patient*innen geben ihre Daten vor dem Termin oder direkt am Empfang digital ein. Ihr Team prüft die Angaben gesammelt und muss nichts entziffern.

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Das Problem

Aufnahmebögen kosten am Empfang oft genau dann Zeit, wenn ohnehin viel los ist. Handschrift, fehlende Angaben und Nachfragen bremsen den Ablauf.

So hilft med-forms

med-forms stellt den Aufnahmebogen als digitalen Link oder am Praxistablet bereit. Die Antworten landen lesbar im Praxisbereich.

Was die Praxis davon hat

Stammdaten und Hinweise strukturiert abfragen

Pflichtfelder reduzieren Rückfragen

Eingänge im Team prüfen und weiterbearbeiten

Was der Aufnahmebogen abfragt

Ein Aufnahmebogen sammelt die Angaben, die vor der ersten Behandlung ohnehin vorliegen müssen: Name, Geburtsdatum, Anschrift und Erreichbarkeit, Versichertenstatus und Kostenträger, überweisende Praxis, Hausarzt sowie eine Kontaktperson für den Notfall. In med-forms legen Sie diese Felder einmal an und markieren, was ausgefüllt sein muss, bevor das Formular abgeschickt werden kann. Pflichtfelder ersparen die Nachfrage am Empfang, die sonst erst auffällt, wenn die Person schon im Wartezimmer sitzt.

Vor dem Termin oder im Wartebereich

Den Aufnahmebogen können Sie auf zwei Wegen bereitstellen. Entweder verschicken Sie den Link zum Formular vorab, sodass die Angaben in Ruhe zu Hause entstehen und beim Eintreffen bereits im Portal liegen. Oder Sie reichen das Praxistablet aus, wenn jemand ohne Voranmeldung kommt. Beide Wege führen in denselben Eingang, und die Praxis muss sich nicht entscheiden: Wer den Link nicht genutzt hat, füllt vor Ort aus.

Was nach dem Absenden passiert

Die fertige Aufnahme erscheint im Praxis-Posteingang. Das Team sieht, was neu ist, setzt einen Status und hinterlegt bei Bedarf eine interne Notiz, die die Patientin oder der Patient nie zu sehen bekommt. Aus jeder Einreichung lässt sich ein PDF für die Akte erzeugen. Wo die GDT-Übergabe eingerichtet ist, wandern Datensatz und PDF automatisch in das Importverzeichnis des Praxisverwaltungssystems, statt abgetippt zu werden.

Häufige Fragen

Müssen Patientinnen und Patienten ein Konto anlegen?

Nein. Der Formularlink führt direkt zum Bogen, ohne Registrierung, Passwort oder App-Installation. Das ist Absicht: Jede zusätzliche Hürde vor dem Formular senkt die Quote derer, die es vorab ausfüllen, und verlagert die Arbeit zurück an den Empfang. Es genügt ein Link in der Terminbestätigung oder ein QR-Code im Wartebereich.

Was passiert, wenn jemand das Formular nicht vorab ausfüllt?

Dann füllt die Person es in der Praxis am Tablet aus, so wie früher den Papierbogen. Der Unterschied ist, dass die Angaben schon strukturiert im Portal liegen, statt später abgetippt zu werden. Sie müssen nicht damit rechnen, dass alle vorab ausfüllen.

Lassen sich die Aufnahmedaten später wiederfinden?

Ja. Einreichungen bleiben im Praxisbereich durchsuchbar und sind der jeweiligen Person zugeordnet. Wer bei einem späteren Termin erneut kommt, muss nicht bei null anfangen, und Rückfragen zu einer früheren Angabe lassen sich klären, ohne den Aktenschrank zu öffnen. Gefiltert wird nach Status oder Datum, gesucht nach dem Namen.

Können mehrere Personen am Empfang gleichzeitig damit arbeiten?

Ja. Der Praxiszugang umfasst mehrere Benutzerkonten mit eigener Anmeldung, ohne Aufpreis je Konto. Status und Notizen sind für alle sichtbar, sodass zwei Personen nicht denselben Vorgang doppelt prüfen. Wer wann etwas geändert hat, bleibt am Vorgang nachvollziehbar. Für Konten mit Zugriff auf Patientendaten lässt sich eine Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten.

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