Patientenaufnahme digitalisieren: Schritt für Schritt

Zur Aufnahme gehört alles, was die Praxis vor der ersten Behandlung über eine Person wissen muss, um sie zu erreichen, abzurechnen und gut vorbereitet zu behandeln. Bei gesetzlich Versicherten wird die elektronische Gesundheitskarte weiterhin am Empfang eingelesen. Ein digitales Formular ersetzt das nicht, es ergänzt die Angaben, die nicht auf der Karte stehen.

• Erreichbarkeit: Telefon, E-Mail und gegebenenfalls eine abweichende Anschrift.
• Versicherung: bei Privatversicherten Versicherer und Beihilfe, bei allen anderen Kostenträgern die nötigen Angaben.
• Behandlungsumfeld: Hausärztin oder Hausarzt, überweisende Praxis, Kontaktperson für den Notfall.
• Kommunikation: ob die Praxis per E-Mail oder SMS an Termine erinnern darf.
• Medizinische Vorgeschichte: meist in einem eigenen Anamnesebogen, siehe den Ratgeber Anamnesebogen.

Der Nutzen zeigt sich vor allem am Empfang. Angaben kommen lesbar an, und Pflichtfelder sorgen dafür, dass nichts Wichtiges fehlt. Das Abtippen von Stammdaten entfällt ganz oder teilweise, je nachdem, ob die Angaben in die Praxissoftware übergeben werden. Wer vorab zu Hause ausfüllt, steht nicht mit Klemmbrett im Weg, und das Team gewinnt in den vollen Stunden am Morgen Zeit. Dazu kommt ein Gewinn an Ordnung: Es gibt nur noch eine gültige Fassung jedes Bogens, und ausgefüllte Bögen lassen sich später wiederfinden, statt in einem Ordner zu verschwinden.

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme. Legen Sie alle Bögen auf einen Tisch, die neue Patientinnen und Patienten heute ausfüllen: Aufnahmebogen, Anamnese, Datenschutzhinweis, Einwilligungen. Oft liegen mehrere Fassungen desselben Bogens im Umlauf, manche mit handschriftlichen Ergänzungen. Halten Sie fest, welcher Bogen wann ausgefüllt wird und wer ihn danach weiterverarbeitet. Diese Liste ist die Grundlage für alle weiteren Schritte.

Die Umstellung ist die beste Gelegenheit, die Bögen zu entrümpeln. Für jede Frage lohnt sich die Gegenprobe: Wer liest die Antwort, und was passiert mit ihr? Fragen, die niemand auswertet, fallen weg. Das ist nicht nur eine Frage der Länge. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt in Art. 5 Abs. 1 lit. c, nur die Daten zu erheben, die für den Zweck nötig sind.

Doppelte Fragen gehören ebenfalls auf den Prüfstand. Was im Aufnahmebogen steht, muss der Anamnesebogen nicht wiederholen. Und was die Gesundheitskarte liefert, braucht kein eigenes Feld.

Es gibt drei digitale Wege und einen Rückfall auf Papier. Die meisten Praxen kombinieren sie, statt sich für einen zu entscheiden.

Den größten Effekt hat der Link vor dem Termin. Was zu Hause ausgefüllt wird, liegt beim Eintreffen schon vor, und am Empfang bleibt nur die Karte einzulesen.

Aufnahmedaten sind personenbezogene Daten, Angaben zur Gesundheit sogar besonders geschützt. Für die Verarbeitung zur Behandlung braucht die Praxis keine gesonderte Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. h und Abs. 3 DSGVO, § 22 BDSG). Wer aber einen Dienst für digitale Formulare nutzt, gibt Daten an einen Dienstleister. Vier Dinge gehören deshalb vor den Start:

1. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter.
2. Eine Verpflichtung des Anbieters zur Geheimhaltung. Fehlt sie und gibt der Dienstleister etwas preis, macht sich nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB auch die Praxis strafbar. Viele Anbieter regeln das bereits im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
3. Ein Blick auf die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Anbieters: Wo stehen die Server, wie sind die Daten verschlüsselt, wer hat Zugriff?
4. Ein Eintrag im eigenen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und gegebenenfalls eine Anpassung der Datenschutzhinweise der Praxis.

Einwilligungen braucht es nur dort, wo Daten für mehr als die Behandlung genutzt werden, etwa für Terminerinnerungen per SMS. Diese Einwilligung lässt sich im selben Formular einholen.

Hier entscheidet sich, wie viel Arbeit die Umstellung tatsächlich spart. Es gibt zwei Wege. Beim einfachen Weg prüft das Team die Angaben am Bildschirm, legt das PDF in die Akte und überträgt neue Stammdaten von Hand. Beim angebundenen Weg übergibt das Formularsystem Datensatz und PDF über die GDT-Schnittstelle direkt an das Praxisverwaltungssystem.

Der angebundene Weg braucht eine einmalige Einrichtung am Praxisrechner, lohnt sich aber, sobald regelmäßig neue Patientinnen und Patienten kommen. Wie das funktioniert, erklärt der Ratgeber GDT-Schnittstelle einfach erklärt.

Eine digitale Aufnahme verschiebt Arbeit, statt sie nur zu verringern. Das Abtippen fällt weg, dafür kommen neue Eingänge an, die jemand sichtet. Klären Sie deshalb vor dem Start:

• Wer prüft neue Eingänge, und wie oft am Tag?
• Wer pflegt die Formulare und entscheidet über Änderungen?
• Wer kümmert sich um das Tablet am Empfang?
• Wer ist erste Ansprechperson, wenn eine Patientin oder ein Patient mit dem Formular nicht zurechtkommt?

Bewährt hat sich, eine Person aus dem Empfangsteam zur Verantwortlichen für die Formulare zu machen. Sie kennt die Rückfragen am besten.

Ein neuer Ablauf funktioniert nur, wenn ihn alle kennen. Nennen Sie den Link schon bei der Terminvergabe am Telefon und in der Terminbestätigung, mit einem Satz dazu, warum sich das Ausfüllen vorab lohnt: weniger Wartezeit in der Praxis. Auf der Website der Praxis und mit einem Aushang im Wartebereich erreichen Sie alle, die ohne Termin kommen. Und am Empfang hilft ein kurzer, freundlicher Hinweis mehr als jedes Schild.

1. Mit einem einzigen Formular beginnen, meist dem Aufnahmebogen, und die übrigen später folgen lassen.
2. Das Formular vorher im Team selbst ausfüllen, auf dem Smartphone und am Tablet, und auf unklare Fragen achten.
3. Papier für die ersten Wochen bereithalten, ohne es aktiv anzubieten.
4. Nach vier Wochen gemeinsam auswerten: Wie viele füllen vorab aus? Welche Fragen führen zu Rückfragen? Was dauert am Empfang noch zu lange?
5. Erst danach das nächste Formular umstellen.

Wie viel Zeit die Umstellung Ihrem Empfang spart, können Sie im Entlastungsrechner mit den eigenen Zahlen abschätzen.

• Alle Bögen auf einmal umstellen: Das Team muss zu viel Neues gleichzeitig lernen, und Fehler lassen sich schwer zuordnen.
• Den Papierbogen eins zu eins übernehmen: Was auf Papier umständlich war, wird digital nicht besser.
• Eine Anmeldung oder App voraussetzen: Jede Hürde vor dem Formular senkt die Zahl derer, die vorab ausfüllen.
• Niemanden für die Eingänge zuständig machen: Dann liegen ausgefüllte Formulare ungelesen im System, wenn die Person schon im Wartezimmer sitzt.

med-forms bringt für die Aufnahme ein fertiges Startformular mit, das Sie im Baukasten an Ihre Praxis anpassen. Patientinnen und Patienten füllen es über einen Link ohne Anmeldung aus, am eigenen Smartphone oder am Praxistablet. Für Android-Tablets gibt es einen Kioskmodus, der nur das Formular zeigt; ein vorhandenes iPad nutzen Sie ohne Installation direkt in Safari. Neue Eingänge erscheinen gesammelt im Praxis-Posteingang, und über die GDT-Übergabe gelangen Datensatz und PDF in Ihr Praxisverwaltungssystem. Mehr dazu auf der Seite Digitale Patientenaufnahme.