Papier oder digital: Was ein Patientenbogen wirklich kostet

Die Kosten eines Papierbogens lassen sich in drei Blöcke teilen. Der erste ist sichtbar und klein, die beiden anderen sind unsichtbar und groß.

1. Sachkosten: Papier, Toner oder Tinte, Druckerverschleiß, Klemmbretter und Stifte, Ordner und Hüllen. Pro Bogen sind das je nach Seitenzahl und Drucker einige Cent bis gut zehn Cent.
2. Arbeitszeit: Bögen nachdrucken und bereitlegen, am Tresen erklären, Handschrift entziffern, fehlende Angaben nachfragen, Stammdaten abtippen, scannen und der richtigen Akte zuordnen. Jeder Schritt dauert nur Sekunden bis Minuten, aber er fällt bei jeder Person an.
3. Aufbewahrung: Die Behandlungsakte ist nach § 630f BGB zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine andere Frist gilt, etwa nach Strahlenschutz- oder Transfusionsrecht. Papier braucht dafür Platz, ein Scan braucht Scanzeit und Speicher.

Dazu kommen Kosten, die sich kaum beziffern lassen: ein falsch gelesenes Medikament, eine fehlende Allergieangabe, ein Bogen, der in der falschen Akte liegt. Sie tauchen in keiner Rechnung auf, sind aber oft der eigentliche Grund für eine Umstellung.

Digital fallen Druck und Abtippen weg, dafür entstehen andere Posten. Eine ehrliche Rechnung nimmt sie alle auf.

• Die Software: meist ein monatlicher oder jährlicher Betrag, bei manchen Anbietern zusätzlich abhängig von der Zahl der Formulare, Patientinnen und Patienten oder Arbeitsplätze.
• Geräte: ein oder zwei Tablets für den Empfang, dazu Hülle und Halterung. Ein handelsübliches Tablet kostet einmalig einige hundert Euro und hält mehrere Jahre.
• Einrichtung: Bögen anlegen, Abläufe klären, gegebenenfalls die Übergabe an das Praxisverwaltungssystem einrichten. Das ist einmalige Arbeitszeit.
• Laufende Prüfzeit: Eingänge müssen weiterhin gesichtet werden. Die Zeit dafür ist kürzer als beim Papierbogen, aber nicht null.
• Papier als Rückfall: Ein kleiner Teil der Bögen wird weiterhin gedruckt, für Störungen und für alle, die nicht digital ausfüllen möchten.

Beim Vergleich von Anbietern lohnt sich ein Blick auf das Preismodell. Kosten je Formular oder je Patientin und Patient wachsen mit der Praxis, ein fester Preis bleibt planbar. Auch Einrichtungsgebühren, Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen gehören in die Rechnung.

Die folgende Rechnung nimmt eine mittelgroße Praxis an. Alle Werte sind Annahmen und sollen zeigen, wie sich die Posten zusammensetzen. Bögen, Sachkosten und Arbeitszeit entsprechen den Voreinstellungen unseres Entlastungsrechners, sodass Sie das Beispiel dort nachvollziehen und mit eigenen Werten wiederholen können. Den Stundensatz geben Sie im Rechner selbst ein; die 25 € je Stunde sind hier nur ein Beispiel.

In diesem Beispiel stehen den rund 151 Euro Sachkosten also mehr als 30 Stunden Arbeitszeit gegenüber. Selbst wenn die digitale Lösung nur einen Teil dieser Zeit einspart, ist die Arbeitszeit der Posten, der die Rechnung entscheidet, nicht das Papier.

Wichtig ist, was mit der gewonnenen Zeit passiert. Eine Praxis spart dadurch selten Personalkosten ein. Sie gewinnt Zeit am Telefon, für Rückfragen und für die Menschen, die gerade vor dem Tresen stehen. Wer die Rechnung nur in Euro führt, unterschätzt das.

Mit vier Zahlen aus dem eigenen Alltag lässt sich abschätzen, ob sich die Umstellung lohnt. Am genauesten wird es, wenn Sie die Werte eine Woche lang am Empfang mitzählen, statt sie zu schätzen.

1. Bögen pro Monat: Personen am Tag, multipliziert mit den Bögen je Person und den Praxistagen im Monat.
2. Sachkosten: Bögen pro Monat, multipliziert mit den Kosten je Bogen.
3. Arbeitszeit: Personen am Tag, multipliziert mit den Minuten, die der Empfang je Person für Papier aufwendet, und den Praxistagen, geteilt durch 60.
4. Ergebnis: Sachkosten plus Arbeitszeit mal Stundensatz, abzüglich Software, anteiliger Gerätekosten und der verbleibenden Prüfzeit.

Für die Gerätekosten reicht es, den Kaufpreis auf die erwartete Nutzungsdauer zu verteilen, etwa auf drei bis vier Jahre. Den Entlastungsrechner können Sie für die ersten drei Schritte nutzen. Er rechnet Sachkosten und Arbeitszeit aus und zeigt den Wert der Zeit, wenn Sie Ihren Stundensatz eingeben.

Schätzungen am Schreibtisch liegen fast immer zu niedrig, weil die vielen kurzen Handgriffe niemandem auffallen. Eine Woche Mitzählen am Empfang ergibt belastbarere Werte. Dafür reicht eine Strichliste neben dem Tresen.

Wer die Woche wiederholt, nachdem der erste Bogen digital läuft, sieht direkt, was sich verändert hat, und kann entscheiden, ob der nächste Bogen folgt.

Eine ehrliche Rechnung kann auch ergeben, dass Papier vorerst reicht. Das ist der Fall, wenn eine Praxis kaum neue Patientinnen und Patienten aufnimmt, wenn Bögen selten sind und kaum abgetippt werden oder wenn niemand im Team Zeit hat, die Umstellung zu begleiten. Auch eine Praxis, die in absehbarer Zeit schließt oder übergeben wird, sollte die Einrichtungszeit gegen die verbleibenden Monate rechnen.

Umgekehrt lohnt sich der Wechsel umso eher, je mehr neue Patientinnen und Patienten kommen, je länger die Bögen sind und je mehr davon heute abgetippt wird. Die stärkste Wirkung hat die Übergabe in das Praxisverwaltungssystem, weil sie das Abtippen ganz ersetzt.

Die meisten Praxen entscheiden sich deshalb nicht für das eine oder das andere, sondern für digital als Regel und Papier als Rückfall.

1. Mit dem Bogen beginnen, der am häufigsten ausgefüllt und abgetippt wird, meist der Aufnahmebogen.
2. Den Link zum Formular in die Terminbestätigung aufnehmen, damit möglichst viele vorab ausfüllen.
3. Ein Tablet für alle bereitstellen, die ohne ausgefüllten Bogen kommen.
4. Die Übergabe in das Praxisverwaltungssystem einrichten, sobald der Ablauf sitzt.
5. Nach einigen Wochen nachzählen: Wie viele Bögen werden noch gedruckt, und wie viel Zeit kostet der Empfang jetzt?

Wie das im Einzelnen geht, beschreiben die Ratgeber Patientenaufnahme digitalisieren und Praxistablet am Empfang.

med-forms hat einen festen Preis pro Praxis, ohne Kosten pro Patientin, Patient oder Formular und ohne Aufpreis für weitere Zugänge im Team. Damit lässt sich der Softwareposten in der Formel oben als feste Zahl einsetzen. Den aktuellen Preis finden Sie auf der Seite Preise. Wie die Umstellung praktisch aussieht, zeigt der Vergleich Papierformulare oder digital.