Online-Anamnese: Den Anamnesebogen vor dem Termin ausfüllen lassen

Eine Online-Anamnese ist ein digitaler Anamnesebogen, den die Praxis über einen Link bereitstellt. Inhaltlich unterscheidet er sich nicht vom Papierbogen: Vorerkrankungen, Medikamente, Allergien, aktuelle Beschwerden. Was in einen guten Bogen gehört, beschreibt der Ratgeber Anamnesebogen. Neu ist der Ort und der Zeitpunkt. Ausgefüllt wird nicht im Wartezimmer, sondern zu Hause, in Ruhe und mit dem Medikamentenplan oder alten Befunden griffbereit.

Davon zu unterscheiden ist das Tablet am Empfang. Dort füllen Patientinnen und Patienten denselben digitalen Bogen aus, aber erst in der Praxis. Beide Wege ergänzen sich: Die Online-Anamnese entlastet den Empfang am stärksten, das Tablet fängt alle auf, die ohne ausgefüllten Bogen kommen. Wie eine Praxis insgesamt von Papier auf digital umstellt, beschreibt der Ratgeber Patientenaufnahme digitalisieren. Hier geht es um den Weg vorab: Versand, Zeitpunkt und Rücklauf.

Der Link selbst ist das Einfachste an der Online-Anamnese. Schwieriger ist, ihn so zu verschicken, dass er im richtigen Moment gesehen wird und vertrauenswürdig wirkt. Vier Wege kommen infrage, und die meisten Praxen kombinieren zwei davon.

Ein guter Ausgangspunkt ist der Link in der Terminbestätigung, ergänzt um eine Erinnerung kurz vor dem Termin per E-Mail oder SMS. Der QR-Code auf der Terminkarte und auf der Website der Praxis erreicht zusätzlich alle, die ihren Termin am Telefon oder am Tresen vereinbaren und keine Nachricht bekommen.

Zu früh verschickt, wird der Link vergessen. Zu spät verschickt, bleibt keine Zeit, Medikamentenplan und Unterlagen herauszusuchen, und die Praxis kann die Angaben vor dem Termin nicht mehr lesen. Allgemeingültige Fristen gibt es nicht, aber ein zweistufiges Vorgehen ist ein sinnvoller Ausgangspunkt:

• Mit der Terminvergabe: Link in der Terminbestätigung, mit dem Hinweis, dass der Bogen bis zum Vortag ausgefüllt sein sollte.
• Einige Tage vor dem Termin: eine kurze Erinnerung an alle, die noch nicht ausgefüllt haben, sofern sich das in der Praxis nachhalten lässt. Andernfalls eine Erinnerung an alle, mit dem Satz: „Falls Sie den Bogen schon ausgefüllt haben, ist nichts weiter zu tun.“
• Bei kurzfristigen Terminen am selben oder nächsten Tag: Link direkt nach der Vereinbarung schicken und am Telefon ankündigen.

Wichtig ist, dass die Praxis selbst einen festen Zeitpunkt hat, zu dem sie die Eingänge liest, zum Beispiel am Nachmittag vor dem Termin. Daraus ergibt sich, bis wann der Bogen ausgefüllt sein sollte. Diese Frist gehört in die Einladung.

Ein guter Einladungstext ist kurz, nennt die Praxis klar als Absender, sagt, wozu der Bogen dient und wie lange das Ausfüllen etwa dauert. Er setzt niemanden unter Druck und enthält keine Gesundheitsangaben. Ein Beispiel für die Terminbestätigung per E-Mail:

„Guten Tag, Ihr Termin in der Praxis [PRAXISNAME] ist am [DATUM] um [UHRZEIT] Uhr bestätigt. Damit wir uns gut vorbereiten können und Sie bei uns weniger warten, bitten wir Sie, vorab unseren Anamnesebogen auszufüllen. Das dauert etwa zehn Minuten und geht am Smartphone oder Computer, ohne Anmeldung: [LINK]. Halten Sie, wenn vorhanden, Ihren Medikamentenplan bereit. Bitte füllen Sie den Bogen bis zum Vortag Ihres Termins aus. Bei Fragen erreichen Sie uns unter [TELEFON]. Ihr Praxisteam“

Für die SMS reicht eine kurze Fassung: „Praxis [PRAXISNAME]: Bitte füllen Sie vor Ihrem Termin am [DATUM] unseren Fragebogen aus: [LINK]“. Die Zeitangabe im Beispiel ist ein Platzhalter; messen Sie sie, indem jemand im Team den eigenen Bogen einmal am Smartphone ausfüllt.

Damit der Link nicht für Betrug gehalten wird, hilft es, sich an den Warnzeichen zu orientieren, die das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik für Phishing nennt: Zeitdruck, fehlerhafte Schreibweise und Linkverkürzer, die das Ziel verschleiern. Verwenden Sie deshalb immer denselben Absender, schreiben Sie sorgfältig, verzichten Sie auf Linkverkürzer und kündigen Sie den Link bei der Terminvergabe am Telefon an.

Eine belastbare, allgemeingültige Zahl dafür gibt es nicht. Der Anteil hängt davon ab, wer in die Praxis kommt, wie früh der Link verschickt wird, wie lang der Bogen ist und ob das Team ihn am Telefon erwähnt. Zählen Sie deshalb selbst: In den ersten Wochen genügt eine Strichliste, wie viele neue Patientinnen und Patienten mit ausgefülltem Bogen kommen.

Sicher ist, dass nicht alle vorab ausfüllen werden. Manche haben die Nachricht übersehen, manche möchten Gesundheitsangaben lieber in der Praxis machen, und manche nutzen kein Internet. Laut Statistischem Bundesamt hatten 2025 rund 10 % der 65- bis 74-Jährigen in Deutschland das Internet noch nie genutzt; Ältere hat die Erhebung gar nicht befragt. Für sie braucht die Praxis einen Rückfall, der ohne Umstände funktioniert:

• Das Tablet am Empfang mit demselben Bogen, für alle, die ohne ausgefüllten Bogen kommen. Worauf es dabei ankommt, beschreibt der Ratgeber Praxistablet am Empfang.
• Ein Papierbogen in derselben Fassung wie der digitale Bogen, für Störungen und für alle, die lieber auf Papier ausfüllen.
• Ein kurzer Hinweis am Empfang statt eines Vorwurfs: Wer vorab nicht ausgefüllt hat, holt es vor Ort nach.

Wer nicht ausfüllt, darf keinen Nachteil haben. Die Online-Anamnese ist ein Angebot, das Wartezeit spart, keine Bedingung für den Termin.

Angaben zur Gesundheit gehören nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Für den Versand des Links bedeutet das vor allem: Gesundheitsangaben stehen nie im Text von E-Mail oder SMS. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung weist darauf hin, dass E-Mails ähnlich wie eine Postkarte von Dritten gelesen werden können und kein sicherer Weg für vertrauliche Daten sind. Die Einladung enthält deshalb nur Praxis, Termin und Link, keinen Anlass des Besuchs und keine Diagnose.

Die eigentlichen Angaben geben Patientinnen und Patienten im Formular ein, nicht in einer Antwortmail. Diesen Weg nennt auch die Datenschutzkonferenz in ihrer Orientierungshilfe zur E-Mail: Für die Kommunikation mit Betroffenen kann ein Webportal die Alternative zur E-Mail sein. Achten Sie darauf, dass das Formular verschlüsselt übertragen wird und der Anbieter die Daten angemessen schützt, wie es Art. 32 DSGVO verlangt. Bitten Sie nicht darum, Befunde oder Medikamentenpläne per E-Mail zu schicken.

Auch der Umstand der Nachricht kann etwas verraten. Eine SMS erscheint oft auf dem Sperrbildschirm, und schon der Name einer Fachpraxis kann für Mitlesende aufschlussreich sein. Fragen Sie deshalb bei der Terminvergabe, ob und über welchen Weg die Person den Link erhalten möchte, und nutzen Sie nur Kontaktdaten, die dafür angegeben wurden. Was darüber hinaus für Anbieter, Verträge und Speicherung gilt, beschreibt der Abschnitt zum Datenschutz im Ratgeber Patientenaufnahme digitalisieren.

Die Anamnese gehört nach § 630f Abs. 2 BGB zu dem, was in der Behandlungsakte festzuhalten ist. Ein vorab ausgefüllter Bogen ist dafür eine gute Grundlage, ersetzt aber weder das Lesen noch das Gespräch. Damit der Vorsprung nicht verloren geht, braucht es einen festen Ablauf:

• Eine zuständige Person sichtet die Eingänge zu einer festen Zeit, etwa am Nachmittag vor den Terminen des nächsten Tages.
• Auffälligkeiten werden markiert, zum Beispiel neue Allergien, blutverdünnende Medikamente oder unklare Angaben, damit Ärztin oder Arzt sie vor dem Gespräch sehen.
• Rückfragen, die vorab geklärt werden müssen, klärt die Praxis telefonisch, nicht per E-Mail.
• Beim Eintreffen wird der Bogen der richtigen Person zugeordnet und kurz nachgefragt, ob sich seit dem Ausfüllen etwas geändert hat.

Ein vorab ausgefüllter Bogen wird nicht sofort gelesen. Ein Hinweis im Formular, dass akute Beschwerden telefonisch und im Notfall über die 112 zu melden sind, beugt Missverständnissen vor.

1. Den Bogen prüfen: Nur Fragen stellen, die jemand liest, und den Bogen so kurz halten, dass er am Smartphone in einem Zug auszufüllen ist.
2. Den Bogen im Team selbst ausfüllen, am Smartphone und am Computer, und die Dauer messen.
3. Einladungstext und Erinnerung schreiben, mit fester Frist und Telefonnummer für Rückfragen.
4. Den Link fest in die Terminbestätigung aufnehmen und einen QR-Code für Terminkarte, Aushang und Website erstellen.
5. Festlegen, wer die Eingänge wann liest und wie Rückfragen laufen.
6. Tablet und Papierbogen derselben Fassung als Rückfall bereithalten.
7. Mit einer Gruppe beginnen, etwa nur mit neuen Patientinnen und Patienten, und nach einigen Wochen auswerten, wie viele vorab ausgefüllt haben und wo es hakt.

• Eine Anmeldung, ein Passwort oder eine App vor dem Bogen: Jede Hürde kostet Ausfüllende.
• Ein zu langer Bogen: Wer nach der Hälfte abbricht, kommt mit einem halben Bogen oder gar keinem.
• Ein Link ohne Erklärung: Ohne Absender und Zweck wirkt er wie eine Betrugsnachricht.
• Der Link nur auf der Website: Dort sucht ihn niemand vor dem Termin.
• Ausgefüllte Bögen, die niemand liest: Wer bemerkt, dass die Angaben in der Praxis erneut abgefragt werden, füllt beim nächsten Mal nicht mehr vorab aus.
• Gesundheitsfragen im Text der E-Mail oder die Bitte, Unterlagen per Mail zu schicken.

Mit med-forms bekommt jedes Formular einen eigenen Link, den Patientinnen und Patienten ohne Anmeldung und ohne App am Smartphone, Tablet oder Computer öffnen. Diesen Link nehmen Sie in Ihre Terminbestätigung oder Erinnerungs-E-Mail auf oder stellen ihn als QR-Code bereit. Ein fertiger Startbogen für Anamnese und Beschwerden lässt sich im Baukasten anpassen, auch mit Folgefragen, die nur bei passender Antwort erscheinen. Eingänge erscheinen gesammelt im Praxis-Posteingang, wo das Team Status setzt und interne Notizen ergänzt. Wer ohne ausgefüllten Bogen kommt, füllt denselben Bogen am Praxistablet aus. Mehr dazu auf der Seite Online-Formular für die Arztpraxis.