Das Problem
Papierformulare kosten Zeit am Empfang, sind nicht immer lesbar und müssen später häufig erneut sortiert oder digital abgelegt werden.
Patientenformulare online ausfüllen lassen
Patientenformulare digital statt auf Papier.
Digitale Patientenformulare sind Aufnahme-, Anamnese- und Einwilligungsbögen, die Patientinnen und Patienten online ausfüllen, vorab über einen Link auf dem eigenen Smartphone oder vor Ort am Praxistablet. Die Angaben kommen lesbar, vollständig und verschlüsselt im Praxis-Posteingang an und gehen von dort als PDF in die Akte oder per GDT in die Praxissoftware.
Patient*innen füllen Formulare online oder vor Ort am Tablet aus. Die Praxis sieht neue Eingänge gesammelt und kann Angaben strukturiert prüfen.
So hilft med-forms
med-forms macht typische Patientenformulare digital nutzbar. Neue Antworten landen im Praxisbereich mit Status, Notizen und PDF-Ausgabe.
Was die Praxis davon hat
Formulare per Link oder Tablet bereitstellen
Eingänge zentral im Praxisbereich sehen
Patientendaten und Antworten schneller wiederfinden
Der Weg eines Formulars von Anfang bis Ende
Ein digitales Patientenformular durchläuft vier Stationen. Die Praxis legt es im Baukasten an und stellt es bereit. Die Patientin oder der Patient öffnet es über den Link oder am Tablet und füllt es aus. Die Einreichung landet verschlüsselt im Praxis-Posteingang. Dort wird sie geprüft, mit Status versehen und entweder als PDF in die Akte gelegt oder über die GDT-Übergabe an das Praxisverwaltungssystem weitergereicht. Jede Station ist sichtbar, keine ist eine Blackbox.
Wo digitale Formulare Grenzen haben
Nicht jeder Bogen gewinnt durch die Umstellung. Ein Formular, das einmal im Jahr gebraucht wird und dabei ohnehin gemeinsam ausgefüllt wird, bleibt auf Papier einfacher. Auch Menschen, die mit Touchscreens nicht zurechtkommen, sind mit einem Stift schneller — und die gibt es in jeder Praxis. Digitale Formulare lohnen sich dort, wo dieselben Angaben immer wieder abgefragt, abgetippt oder nachtelefoniert werden.
Was sich für das Team messbar ändert
Die spürbarste Veränderung ist nicht die eingesparte Minute pro Bogen, sondern das Wegfallen der Nacharbeit: kein Entziffern von Handschrift, kein Abtippen in die Karteikarte, kein Hinterhertelefonieren wegen einer fehlenden Versichertenangabe, kein Suchen nach einem Bogen, der zwischen zwei Stapeln liegt. Wie viel das in Ihrer Praxis ausmacht, können Sie im Ersparnisrechner mit Ihren eigenen Zahlen durchrechnen.
Häufige Fragen
Wo liegen die Daten?
Ausschließlich in Deutschland (Frankfurt am Main). Datenbank, Dateispeicher und die Serverfunktionen der Webanwendung laufen in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1 / fra1); die Rechenzentren der Infrastrukturbetreiber sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Alle beteiligten Unterauftragsverarbeiter stehen mit Sitz, Funktion und Verarbeitungsort öffentlich auf der Website.
Bekommen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja, und Sie müssen ihn nicht anfragen. Das AVV-Muster nach Art. 28 DSGVO, die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter stehen öffentlich auf der Website. Sie können alles vor dem Abschluss prüfen und zu Ihren Unterlagen nehmen, ohne dafür mit uns Kontakt aufzunehmen.
Sehen andere Praxen unsere Daten?
Nein. Die Mandantentrennung läuft über Row Level Security direkt in der Datenbank und greift in jeder einzelnen SQL-Abfrage. Ein Fehler in der Anwendungslogik kann diese Trennung nicht umgehen. Innerhalb Ihrer Praxis sehen nur die Konten Ihres Teams die Einreichungen; Patientinnen und Patienten sehen nur den Bogen, den sie selbst ausfüllen.
Funktioniert das auch ohne Praxistablet?
Ja. Der Formularlink lässt sich per E-Mail, Terminbestätigung oder QR-Code verteilen; ausgefüllt wird auf dem Gerät, das die Person ohnehin dabei hat. Ein eigenes Tablet ist eine Ergänzung für den Empfang, keine Voraussetzung. Liegt bereits ein iPad oder Android-Tablet in der Praxis, lässt es sich später dafür nutzen.
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